Een off-site vergadering is vandaag de dag nog altijd heel belangrijk in tal van beslissingen. Maar hoe zorg je nu dat je beslagen te ijs komt. Een productieve vergadering vereist namelijk alerte deelnemers die allen een goede inbreng hebben en genoeg energie hebben om de intensieve dag door te brengen. Drie aspecten zijn cruciaal voor het volbrengen van een goede vergadering.
- Flow
- Voeding
- Omgeving
Flow
Vergaderingen worden niet door iedereen als prettig ervaren. Daardoor kan al snel het idee ontstaan dat je inmiddels al uren in een vergadering zit terwijl in werkelijkheid pas een half uur is verstreken. Echter is het van belang dat iedere deelnemer het gewenste tempo kan bijbenen. Wanneer een aantal mensen te lang blijft hangen op bepaalde onderwerpen, dan kan het voor andere een moeizaam gesprek gaan worden. Daarom is het van belang dat de voorzitter het gewenste tempo goed in de gaten houdt als een ware dirigent.
Wanneer je bang bent dat het in de middag niks meer wordt is het misschien leuk om een alcohol vrije borrel tussen de middag te doen. Hierbij kan er worden gespart onderling en door middel van een goede catering wordt iedereen voorzien van de streekgerechten. Natuurlijk is hierbij wel rekening gehouden met verscheidene achtergronden (culturen) van de deelnemers.
Voeding
Het is van belang dat je de juiste voeding selecteert. Laat je hierbij adviseren door specialisten. Wanneer je een catering hebt die eten serveert vol met bevorderende voedingsstoffen hoeft er geen koffiepauze te worden ingelast. Een Smoothie of andere biologische producten met een uitgekiende hoeveelheid voedingsstoffen zorgt ervoor dat de deelnemers goed de dag door komen. Hierbij zijn ongeveer vijf tips van belang:
- Minimaliseer de consumptie van koffie en suiker
- Een continu aanbod van (kraan)water
- Licht verteerbaar voedsel met voedingsstoffen (fruit of salades)
- denk aan het eetpatroon (meerdere eetmomenten op de dag)
Zitten er deelnemers tussen die een behoorlijke afstand hebben afgelegd? Bied ze een eetmomentje aan waardoor ze fris kunnen starten.
Vergaderruimte
Het belangrijkste om je vergadering te laten slagen is het gebruiken van een goede, inspirerende vergaderlocatie. Zoek je bijvoorbeeld naar een vergaderruimte in Apeldoorn? Vergaderlocatie Orpheus is dan een echte aanrader. Kies voor een inspirerende omgeving die past bij de hoeveelheid aanwezigen. Hierbij kan je letten op de aanwezigheid van een keuken, goede bereikbaarheid en de mogelijkheden om het naar je eigen wensen in te laten delen! Tot slot is het van belang dat de ruimte goed van daglicht is voorzien. In een lichte ruimte zorg je ervoor dat mensen fit en wakker blijven om zo de vergadering tot een goed einde te brengen. 
