Veel mensen krijgen vroeg of laat te maken met het organiseren van een feest, uitje of een ander evenement. Het is dan belangrijk dat je de juiste partners vindt. Of je nu een clown zoekt voor je kinderfeest of een groot evenement wilt uitbesteden aan een bureau voor evenementenorganisatie.
Waar moet je aan denken bij het organiseren van een evenement?
Doelstelling bepalen
Deze bepaalt de mede vorm van je evenement. Als de doelstelling bijvoorbeeld netwerken is, moet je hiertoe wel een geschikt moment inplannen.
Wat is je doelgroep?
Wanneer je precies weet wat je doelgroep is, kun je vervolgens bedenken wat er bij hen leeft om te zorgen dat genodigden ook daadwerkelijk op je evenement komen.
Budgetteren
Je kunt de kosten indelen in een aantal categorieën: Kosten voor de organisatie, kosten van het uitbesteden, en kosten voor genodigden. Daarnaast houd je rekening met onvoorziene kosten. Je kunt ook onderscheid maken tussen vaste kosten zoals zaalhuur en variabele kosten zoals catering.
Het juiste moment kiezen
Periode en dag zijn van belang. Houdt rekening met andere evenementen zoals bv het WK.
Maandag is over het algemeen geen geschikte werkdag, maar wanneer je doelgroep het MKB is, dan is dit juist wel een geschikte dag.
Kies geschikte locaties en vraag een offerte aan
Het kiezen van de juiste locatie hangt samen met je doelstelling, doelgroep, bereikbaarheid, parkeergelegenheid, capaciteit, faciliteiten, service en de geboden dienstverlening binnen het budget.
Catering
Goed eten en drinken is heel belangrijk voor elk evenement. Regel je je eigen cateraar of wordt dit door de locatie geregeld?
Zoek geschikte leveranciers
Denk aan de aankleding van je evenement, audiovisuele installatie, entertainment enz.
De uitnodiging
Deze moet de potentiële bezoeker verleiden om te komen. Of je dit nu met drukwerk of digitaal doet: zorg dat het aanmelden gemakkelijk gaat, bijvoorbeeld via een website.
Afhankelijk van de grootte van je evenement kan er nog veel meer bij komen kijken zoals beveiliging, schoonmaak, verzekering enz
